Mondelinge verkoopcontracten bestaan niet in Rusland, alleen papier telt bij de rechter. Zorg dus voor een getekend exemplaar. Liefst met stempel en geen kopie.
Nederlandse handelaren staan bekend om hun snelle, efficiënte manier van zakendoen. Een manier om tijd te besparen en dus nog sneller zaken te kunnen doen is om geen schriftelijk contract aan te gaan. Telefonische bestelling, levering en klaar is Kees. Iedereen zal het met me eens zijn dat deze handelwijze grote risico’s met zich meebrengt. Maar als er geprocedeerd moet worden, kan het bewijs van de vordering misschien nog met andere middelen (e-mails, afleverbon, getuigen et cetera) geleverd worden. Hoe is dat in Rusland? Heel anders.
De speciale rechtbank voor commerciële (B2B) geschillen en de rechters die daar werken zijn alleen geïnteresseerd in originele, schriftelijke contracten, ondertekend door een bevoegde persoon en liefst nog gestempeld ook. Dus als je voor een Russische rechter komt te staan met je claim, heb je niets aan e-mails, getuigen of scans. Malafide kopers in Rusland weten dat en maken er dankbaar gebruik van.
Schriftelijk
Om het risico op wanbetaling te reduceren doen Nederlandse handelaren er dan ook beter aan het zekere voor het onzekere te nemen, ook al gaat dat ten koste van de snelheid. Zij moeten er op letten dat elke deal vastligt in een schriftelijk contract waarvan zij een origineel in huis hebben. Zij moeten ook van te voren controleren of degene die het contract gaat ondertekenen, daartoe bevoegd is. In Rusland is het een doodnormale zaak dat partijen die met elkaar in gesprek zijn over een transactie elkaar om recente uittreksels, statuten, volmachten en zelfs om een aanstellingsbrief van de directeur vragen. Die voorzichtigheid is er niet voor niets. In Rusland wordt vaak veel tijd besteed aan het op papier zetten van een deal en dat tot in de kleinste details. Dit is niet alleen te danken aan een voorliefde voor bureaucratie maar ook aan de instelling om anderen niet (te snel) te vertrouwen.
“Russen
houden van
papier.”
Tweetalig
Het is aan te raden om verkoopcontracten met Russische kopers in twee talen op te stellen. Wel is het daarbij verstandig om een van de twee talen als ‘leidend’ aan te wijzen, zodat interpretatieverschillen door verschillende vertalingen voorkomen kunnen worden. Het is niet alleen prettig voor uw wederpartij om in zijn eigen taal te kunnen lezen wat hij met u is overeengekomen (veel mensen in Rusland spreken niet zo goed Engels), maar hij heeft een Russische vertaling nodig voor zijn bank en voor de douane, dus het zal ook de snelheid van afhandeling bevorderen. De aanbevolen tweetaligheid geldt ook voor bijlagen en algemene voorwaarden.
Algemene Voorwaarden
Het verwijzen naar Algemene Voorwaarden leidt volgens het Russische recht niet tot geldigheid ervan. Ik raad aan om er iedere keer voor te zorgen dat uw Algemene Voorwaarden aan het contract gehecht én ondertekend zijn. Bij Russische contracten staan de algemene voorwaarden in het contract. Je krijgt daardoor lekker lange contracten. De Russen voelen zich daar beter bij; het geeft een veilig gevoel. Het omgekeerde is ook waar. Het komt voor dat de belastingdienst bij een controle bezwaar maakt tegen ‘te korte’ contracten. De inspecteurs vinden het verdacht als de verplichtingen over en weer niet tot in alle details beschreven zijn. Het lijkt dan op een schijncontract: “Als het een echt contract was, zou het veel uitgebreider zijn”, werd mij eens gezegd. Een mening die overigens op geen enkele juridische grond berust. Veel Russische partijen laten zich volledig leiden door wat zij denken over de mogelijke beoordeling van een contract door de belastingdienst. En om het helemaal ‘zeker te weten’ geven zij hun boekhouder het laatste woord over de inhoud en tekst van het contract.
Rechtskeuze
Dit is het bekende juristenstokpaardje. Volgens zowel het Russische als het Nederlandse recht staat het de partijen bij een internationale transactie vrij om het recht van een ander land aan te wijzen. In de praktijk zie je vaak dat het recht van een ‘neutraal’ land wordt aangewezen, bijvoorbeeld Zwitserland of Zweden. Een rechtssysteem waar beide partijen niets van weten. Als het tot een geschil komt hebben ze opeens een Zwitserse of Zweedse advocaat nodig. Niet zo handig dus. Kies dan liever voor een van de betrokken systemen en laat u van te voren adviseren over de verschillen.
Forumkeuze
Bij transacties tussen Nederland en Rusland is het van belang om te weten dat deze landen elkaars rechterlijke uitspraken niet zonder meer erkennen. Om een vonnis uit het ene land te laten uitvoeren in het andere land moet er weer (maar niet helemaal opnieuw) geprocedeerd worden. Bij verkoop aan een Russische afnemer kunt u het best daar procederen waar u verhaal kunt halen. U komt dan dus bij de Russische rechter uit, toevallig (?) ook de rechter waarvoor uw Russische tegenpartij meestal een voorkeur voor heeft. Toch hebben veel Nederlandse bedrijven geen zin in een Russische rechter, omdat zij niet kunnen geloven dat een buitenlander gelijk (kan) krijgen in Rusland. Onze praktijkervaring leert dat deze angst volstrekt ongegrond is. Mits de documentatie maar in orde is!