Polen

Juridische gids Polen

Land van harde werkers en carrièrevrouwen

Polen vinden Nederlandse bedrijven vaak prettige werkgevers en veel Nederlandse bedrijven en ondernemers zijn erg succesvol in Polen. Nederlandse expats en hun gezinnen wonen meestal met veel plezier in Polen (ondanks het weer). Aan de ene kant zijn Poolse mannen harde werkers en bovengemiddeld goed opgeleid, maar aan de andere kant zijn het net Zuid-Europese moederskindjes die buiten de deur de macho uithangen. Aan de ene kant zijn Poolse vrouwen erg vrouwelijk en staan ze er op met alle egards behandeld te worden, aan de andere kant ken ik geen land met zoveel vrouwelijke CFO’s en hoogleraren.

• Noodzaak van integratie in Nederlandse bedrijfscultuur

  Helaas lees je de laatste tijd veel te vaak in de krant dat Nederlandse bedrijven in Polen in de problemen zijn geraakt door fraude.  Daardoor zou de indruk kunnen worden gewekt dat Polen oneerlijker zijn dan Nederlanders. Dit is absoluut onjuist, maar het probleem zit in de cultuurverschillen. Daar waar het in Nederland al moeilijk is om bedrijfsfraude te ontdekken (denk aan de bouwfraude), is dat nog een slag moeilijker wanneer je de taal niet spreekt, de cultuur niet kent en niet aanwezig bent.  Het oude Nederlandse gezegde “de gelegenheid maakt de dief” lijkt hier van toepassing.

  Als ik Nederlandse bedrijven zie die een Poolse onderneming overnemen en het oude management vervolgens aan hun lot overlaten, is dit vragen om problemen. Het Poolse management moet worden geïntegreerd in de Nederlandse bedrijfscultuur, zij moeten voelen dat ze er bij horen en dat er controle en interesse is. Het beste is dan ook om in ieder geval voor een overgangsperiode een expat te sturen die de juiste bedrijfsprocessen invoert.

  Ook is het verstandig om onafhankelijke juridische en fiscale adviseurs te hebben die rechtstreeks rapporteren aan het hoofdkantoor.

• Welke rechtsvormen zijn er voor investeringen?

  Vooropgesteld dient te worden dat een Nederlands bedrijf direct vanuit Nederland zijn diensten of goederen op de Poolse markt kan aanbieden.

  In veel gevallen is het echter zakelijk beter om ter plekke aanwezig te zijn. Dit kan op verschillende manieren. De keuze voor de juiste rechtsvorm is vaak fiscaal gedreven.

  Zonder rechtspersoonlijkheid

  Een Nederlands bedrijf kan in Polen aanwezig zijn door middel van een zogenaamde vaste inrichting. De Poolse wetgeving maakt daarbij onderscheid tussen vaste inrichtingen die handel drijven en vaste inrichtingen die uitsluitend voor informatiedoeleinden worden gebruikt. 
Een vaste inrichting die handel drijft is verplicht een lokale boekhouding bij te houden en een deel van de winst van het ‘moederbedrijf’ wordt in Polen belast. Civielrechtelijk is het Nederlandse bedrijf volledig aansprakelijk voor eventuele schade in Polen. Het grote voordeel van een vaste inrichting is dat eventuele verliezen in Nederland verrekend kunnen worden.

  Een individuele ondernemer kan er voor kiezen zich volledig in Polen te vestigen als zelfstandige. Dit betekent dat de 19% winstbelasting de eindheffing is. Uiteraard is een zelfstandig ondernemer civielrechtelijk met zijn volledige vermogen aansprakelijk.

  Met rechtspersoonlijkheid

  De belangrijkste rechtspersonen voor ondernemers zijn:

  • de commanditaire vennootschap;
  • de commanditaire vennootschap op aandelen;
  • de besloten vennootschap;
  • de naamloze vennootschap.

  De commanditaire vennootschap en de commanditaire vennootschap op aandelen hebben ten minste één partner die volledig aansprakelijk is. Zijn/haar inkomsten uit de vennootschap worden belast alsof het de eigen onderneming is. De overige partners zijn aansprakelijk tot hun inleg (commanditaire vennootschap) of tot de nominale waarde van de aandelen (commanditaire vennootschap op aandelen).

  De besloten vennootschap in Polen (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością of Sp. z o.o.) heeft een minimumkapitaal van PLN 5.000 verdeeld in aandelen op naam. De naamloze vennootschap (Spółka akcyjna of S.A.) heeft een minimumkapitaal van PLN 100.000 verdeeld in aandelen. De aandelen kunnen op naam, aan toonder of gedematerialiseerd zijn (op de beurs). 
De S.A. is erg geformaliseerd (aandeelhoudersvergaderingen moeten worden gehouden in het bijzijn van een notaris) en wordt eigenlijk alleen gekozen wanneer de bedoeling is om naar de beurs te gaan, dan wel wanneer deze rechtsvorm verplicht is (bijv. in het geval van banken).

  De Sp. z o.o. en de S.A. hebben een directie (zarząd/management board) en eventueel een raad van commissarissen (rada nadzorcza/supervisory board). De raad van commissarissen is verplicht voor de S.A.. De Sp. z o.o. kan in plaats van de raad van commissarissen ook een audit comité hebben of geen van beiden.
 Beide soorten vennootschappen hebben een algemene vergadering van aandeelhouders (bij de Sp. z o.o. heet dit een algemene vergadering van vennoten ofwel walne zgromadzenie wspólników; bij de S.A. en algemene vergadering van aandeelhouders ofwel walne zgromadziene akcjonariuszów).

  Een Sp. z o.o. wordt opgericht door middel van notariële akte die de vennootschapsovereenkomst ofwel umowa spółki (verg. met statuten van een B.V.) bevat. De S.A. wordt opgericht bij notariële akte die de statuten (statut) van de vennootschap bevatten. Een vennootschap met één aandeelhouder mag niet worden opgericht door een andere vennootschap met één aandeelhouder.

• Hoe kan ik een agent aanstellen?

  De wettelijke regels voor de agentuur zijn in hoge mate gebaseerd op de Europese regelgeving en daarmee vergelijkbaar met de regels in Nederland.
  De agentuurrelatie wordt beheerst door specifieke wetgeving uit 1965 (gewijzigd in 1992) die voornamelijk tot doel heeft de agent te beschermen. Deze wetgeving schrijft onder andere voor, dat de agentuurovereenkomst schriftelijk dient te worden opgesteld en dat de agent, bij ongemotiveerde beëindiging van de overeenkomst door de principal, recht heeft op een vergoeding van tenminste ¹/₁₂ van het totaalbedrag aan commissies die de agent over de gehele periode van de overeenkomst heeft ontvangen. Als men een agentuurrelatie aangaat, is het van belang de overeenkomst zorgvuldig op te stellen, onder andere om te voorkomen dat de agent als een werknemer wordt beschouwd. In dat kader is het aan te raden dat de agent altijd een vennootschap is (en niet een natuurlijke persoon) en dat de agent ingeschreven staat bij de bevoegde Raad van Commerciële Vertegenwoordigers (een soort belangenorganisatie van agenten).

• Hoe werkt een incassoprocedure?

  Polen kent twee speciale gerechtelijke procedures met verkorte termijnen voor incasso. De eerste, nakazowy, is voor situaties waarin de schuld duidelijk erkend is (bijvoorbeeld door een wissel), de tweede, upominawczy, voor andere situaties, waarin het bestaan van de schuld niet betwist is. De tijd om in beroep te gaan is slechts twee weken. Dit kan met name gevaarlijk zijn voor schuldenaars met zetel in het buitenland, die veelal te laat een advocaat in Polen inschakelen.

• Bestaat er een kort geding?

  Het kort geding, zoals wij dat in Nederland kennen, bestaat in Polen niet. Wel kan dezelfde procedure die gebruikt wordt om conservatoir beslag te leggen, gebruikt worden om een wederpartij (tijdelijk) met een bepaald gedrag te laten stoppen, bijvoorbeeld inbreuk maken op een merkenrecht.

• Kun je in Polen conservatoir beslag leggen?

  Het is goed mogelijk om in Polen conservatoir beslag te leggen op bijvoorbeeld aandelen, onroerend goed en bankrekeningen. Beslag op onroerend goed heet in Polen een ‘dwanghypotheek’ en werkt verder hetzelfde al een hypotheek, zij het dat deze door de rechtbank wordt vastgesteld en niet in een notariële akte.

• Hoe kan ik het best een lokale directeur aanstellen van mijn dochteronderneming?

  Net als in Nederland kan de vertegenwoordigingsbevoegdheid van een statutair directeur niet beperkt worden met derdenwerking, anders dan in de wet voorzien. De enige wettelijk gesanctioneerde beperking is een twee handtekeningenstelsel, d.w.z. uitsluitend twee directeuren kunnen tekenen. Als variant daarop is in de praktijk de mogelijkheid ontstaan om tot een bepaald bedrag één handtekening toe te laten en daarboven twee.

  De directeur kent, net als in Nederland, een eigen verantwoordelijkheid ten opzichte van de vennootschap en haar wederpartijen.

  Polen kent ook het systeem van de procuratiehouder (prokurent). De procuratiehouder wordt door de directie aangesteld en ontslagen. Afhankelijk van de statuten kan hij/zij de vennootschap vertegenwoordigen. De positie van procuratiehouder weerspiegelt vaak beter de verhouding tussen de lokale directeur zonder beslissingsbevoegdheid en de directie in Nederland.

• Wat kost het om een werknemer te ontslaan?

  Het ontslaan van een werknemer in Polen is aan veel regels gebonden en moet goed worden uitgevoerd, opdat er geen schadevergoeding of terugkeer tot de werkplek gevorderd kan worden.

  Polen kent gewoon ontslag (met reden), ontslag op staande voet (dit moet gebeuren binnen één maand nadat het feit is ontdekt wat daartoe aanleiding geeft) en groepsontslag. De hoogte van de wettelijke ontslagvergoeding hangt af van de duur van de arbeidsbetrekking en bedraagt maximaal drie maanden salaris. Contractueel kunnen hogere vergoedingen worden afgesproken.

  Als het arbeidscontract een non-concurrentiebeding bevat, dat de werkgever wil afdwingen, moet er rekening mee worden gehouden dat gedurende die tijd een deel van het loon doorbetaald moet worden (het wettelijk minimum is 25%, maar contractueel is dit meestal verhoogd).

Remco Van Der Kroft, januari 2025