Heeft u een vordering op uw Poolse afnemer? Denk dan aan de korte incassoprocedures in het Poolse recht.

Het Poolse recht kent, in tegenstelling tot Nederland, twee vereenvoudigde juridische procedures voor incasso van vorderingen. Dit zijn de zogenaamde “bevelsprocedure” en de “vermaningsprocedure”. Als je als schuldeiser je administratie op orde hebt, kan vooral de eerste van de twee de incasso van vorderingen in Polen aanzienlijk vereenvoudigen. Omgekeerd, als je als Nederlandse handelspartner in een dergelijke procedure wordt betrokken, is het zaak snel te reageren want de termijnen zijn kort.

De bevelsprocedure (“postępowanie nakazowe” in het Pools) is een procedure waarbij een betalingsbevel wordt verleend wanneer de schuldeiser de schuld en de erkenning daarvan door de schuldenaar onomstotelijk kan aantonen. Als de rechtbank overtuigd is dat de schuld bestaat en opeisbaar is, geeft deze een betalingsbevel af waarin de schuldenaar gedwongen wordt de schuld met rente en kosten binnen twee weken te voldoen. Belangrijk is dat de rechtbank besluit zonder de schuldenaar te horen. Een betalingsbevel is uitvoerbaar bij voorraad en vormt de basis tot het nemen van executiemaatregelen, waaronder beslag. Dat laatste is belangrijk omdat conservatoir beslag in Polen niet zo makkelijk te leggen is als in Nederland.

Om gebruik te kunnen maken van de bevelsprocedure heb je goede papieren nodig, waaruit blijkt dat de schuld door de schuldenaar onomstotelijk is erkend. Als zodanig worden bijvoorbeeld de volgende documenten geaccepteerd:

• een door de schuldenaar voor acceptatie getekende rekening;
• een aanmaning gevolgd door een schulderkenning door de schuldenaar;
• een door de bank geweigerde betalingsopdracht van de schuldenaar wegens gebrek aan geld op de rekening; of
• een wissel of cheque op de juiste manier door de schuldenaar getekend.

De meest voorkomende vorm in handelsrelaties is de aanmaning gevolgd door een schulderkenning. Vaak zal dit in de vorm van een e-mailwisseling zijn, waarin de schuldenaar op een betalingsoproep reageert met zoiets als: “Natuurlijk betaal ik, maar ik zit een beetje krap” of “Volgende week betaal ik” en vervolgens gebeurt er niets. Het betalingsbevel wordt betekend samen met een kopie van de dagvaarding en de daarbij behorende producties.

Bezwaar aantekenen

De schuldenaar die het niet eens is met het betalingsbevel kan binnen twee weken bezwaar maken (letterlijk “verwijten” indienen). Een dergelijk bezwaar kan het hele betalingsbevel betreffen of een deel daarvan. Bij het bezwaar moeten de feiten en omstandigheden goed worden beschreven en worden voorzien van bewijzen. Dit maakt de termijn van twee weken ook zo verraderlijk kort.

De bevelsprocedure kenmerkt zich verder door verlaagd griffierecht. Dit verlaagde griffierecht is 25% van het normale griffierecht, dat wil zeggen 1,25% (maximaal PLN 25.000) in plaats van de gebruikelijke 5%.

Degene die het bezwaar aantekent, betaalt de ontbrekende 75%. Dit is in de praktijk een effectief middel om de schuldenaar die weet dat hij uiteindelijk toch moet betalen er van te weerhouden om bezwaar te maken met als enig doel uitstel van betaling te krijgen. Door het aantekenen van bezwaar wordt de uitvoerbaarheid niet opgeschort en met name kan worden doorgegaan met het door de deurwaarder laten leggen van beslagen of als het onroerend goed betreft het inschrijven van “dwanghypotheken”.

Het verlaagde griffierecht bij de bevelsprocedure en de kans dat een Nederlandse schuldeiser pas begrijpt wat er gebeurd is als de 14-dagen termijn al voorbij is, maakt de Poolse bevelsprocedure dan ook een stuk aantrekkelijker voor de Poolse schuldeiser dan bijvoorbeeld het Europese betalingsbevel. Immers tegen een Europees betalingsbevel kan gemakkelijk zonder al te veel vormvereisten bezwaar worden aangetekend binnen een termijn van 30 dagen.

Ik heb in mijn praktijk een paar keer meegemaakt dat een Nederlandse partij een dergelijk betalingsbevel in de bus kreeg met een volstrekt onbegrijpelijke Nederlandse vertaling erbij (helaas zijn er in Polen te veel niet al te goede beëdigde vertalers van Pools naar Nederlands) en dat hij na een week zijn advocaat in Nederland belde, die weer een week later bij mij aanklopte. Helaas zijn dan alle termijnen verlopen. Een verdediging wordt dan een stuk gecompliceerder en in sommige gevallen zelfs onmogelijk. Het devies is dan ook, wanneer je als Nederlands bedrijf een schrijven van een Poolse rechtbank binnen krijgt, zoek dan zo snel mogelijk contact met een advocaat in Polen.